Embora ainda não saibamos qual será o seu impacto final, a COVID-19 destaca a importância do planejamento da continuidade do negócio.
As organizações podem gerenciar melhor esta e futuras interrupções de negócios, examinando suas operações para entender como as crises podem afetar sua empresa, funcionários, fornecedores, clientes e mercados.
Mesmo algumas horas de planejamento de resposta serão mais eficazes do que ser indeciso ou ignorar as ameaças potenciais às suas operações, fluxo de caixa e pessoal.
Em termos gerais, um plano de resposta eficaz envolve estas áreas-chave:
- Identificação de pessoal e funções-chave
- Desenvolvimento de um plano de comunicação dos funcionários e atualização do pessoal à medida que os eventos e os seus planos evoluem
- Teste de acesso remoto a sistemas-chave
- Coordenação junto a fornecedores, clientes e financiadores
- Avaliação da sua situação financeira a curto e médio prazo
Comece no topo
Um passo crítico no planejamento efetivo da continuidade é o proprietário do negócio ou alta direção identificar as implicações mais prováveis, e as mais importantes, de uma interrupção prolongada. Pense em uma variedade de situações ou eventos que poderiam desafiar a empresa e sua capacidade de sustentar uma resposta eficaz.
Ao contrário de um desastre natural com efeitos imediatos que tendem a durar alguns dias, uma pandemia de vírus pode causar perturbações durante semanas e meses. Este período prolongado dificulta o planejamento a curto prazo e reforça a importância de construir adaptabilidade nos seus planos.
Mas atenção, não se deve deixar que esta adaptabilidade leve à ausência de ação. Um erro comum que muitas empresas cometem quando confrontadas com várias escolhas, nenhuma das quais pode ser ótima, é decidir nada. Esta indecisão custa um tempo valioso nas primeiras fases de uma crise potencial.
Após a liderança sênior identificar as áreas-chave em que se concentrar, envolva líderes de área para reunir diferentes unidades de negócios. Uma chave para o sucesso nesta etapa é manter o foco em funções importantes sem se perder em detalhes táticos, como contratos de funcionários, que podem levar a equipe a negligenciar áreas mais estratégicas, como a comunicação com os clientes.
A comunicação é uma consideração fundamental para manter o negócio funcionando sem problemas. Identificar quem será responsável por manter a comunicação com os funcionários, clientes e fornecedores para que todos os principais interessados entendam a interrupção e, mais importante, como a empresa está respondendo.
Seus especialistas de área também devem discutir seus planos com seus pares em outras organizações. Esses líderes podem ter ideias adicionais ou acesso a recursos que podem ser úteis para a sua situação.
Gerenciando os impactos de despesas e receitas
Durante uma interrupção prolongada, muitas empresas poderiam enfrentar uma combinação desfavorável de despesas que aumentam; enquanto as receitas diminuem ou são interrompidas. Por exemplo, uma empresa pode precisar ter suas instalações desinfetadas, pagar fornecedores alternativos com preços mais altos ou arranjar trabalhadores temporários para preencher papéis importantes.
Considere a reação mais eficaz a uma perturbação financeira. Poderá ter que pedir descontos e condições de pagamento prolongadas aos fornecedores e notificar os credores sobre potenciais violações dos acordos de dívida. Da mesma forma, os seus clientes podem ter dificuldades financeiras que o levem a conceder crédito ou a adotar uma atitude mais flexível em relação à aplicação dos termos contratuais.
Em qualquer uma destas situações, comunicações e explicações claras sobre como você planeja responder e recuperar podem ser úteis para inspirar a paciência que torna o impacto financeiro da perturbação mais fácil de suportar. Por exemplo, falar com um fornecedor antes de um pagamento ser atrasado ou com o seu credor antes de violar um pacto pode estabelecer uma melhor confiança e evitar uma reação negativa excessiva no caso de uma surpresa. Lembre-se de que seu contato também tem um chefe, portanto, quanto mais bem informado, melhor ele poderá administrar.
Mantendo o seu pessoal
A contratação de pessoal é outra consideração fundamental. Pense sobre as funções que precisam continuar, e quem irá desempenhar essas funções críticas. Se houver tempo, esta pode ser uma oportunidade de formação multifuncional para que alguém possa substituir um membro da equipa que esteja doente ou a cuidar de um membro da família doente.
Considere papéis-chave, como a sua equipe financeira ou departamento pessoal. Se você perdeu alguém por 21 a 30 dias, quem seria capaz de substituir? (Se um trabalho requer conhecimentos técnicos ou regulatórios, providenciar a terceirização dessa função durante uma interrupção pode ser uma opção mais eficaz do que a formação multifuncional).
Além de pensar em quem vai fazer o trabalho, considere como (e onde) o trabalho vai ser feito. Se forem impostas restrições de viagem locais, certifique-se de que seu pessoal tenha acesso remoto aos sistemas chave que a empresa precisa para funcionar. O acesso em nuvem e móvel pode ser muito útil para facilitar o trabalho de suas equipes.
Você também precisa olhar para as implicações financeiras das decisões sobre o pessoal. Se você decidir continuar a pagar ao seu pessoal durante uma interrupção, tal como, você precisa avaliar quanto você vai pagar a eles e por quanto tempo. Também precisa identificar quem vai administrar esses pagamentos, bem como quaisquer pedidos de seguro de desemprego que se possam surgir. Se a sua equipa for afetada pelo aumento do volume de trabalho, poderá ser necessário trazer ajuda externa.
O Caixa é que manda – “Cash is King”
Com as condições atuais, muitas organizações irão enfrentar semanas, se não meses, de condições de negócio excepcionalmente ruins. Para a maioria, as receitas perdidas neste período representam uma perda permanente, em vez de uma diferença de tempo, e estão colocando uma pressão repentina e imprevista sobre as linhas de capital de giro e liquidez.
Algumas empresas são capazes de manter uma margem de manobra adequada, fazendo saques em suas linhas de crédito. Outras estão descobrindo que precisam se aproximar de seus bancos para organizar instalações temporariamente maiores ou acordos de recompra/reserva.
As empresas inteligentes irão atualizar os seus planos de fluxo de caixa de curto e médio prazos para serem mais conservadores e incorporarem o impacto dos novos ventos de proa. Muitos também confiarão em terceiros com experiência em planejamento de caixa em crise, que podem ser mais objetivos com a abordagem e suposições, já que é mais fácil obter apoio de financiadores ou doadores externos quando sabem que o plano foi bem avaliado, especialmente se a necessidade for maior do que o previsto.
À medida que desenvolve os seus planos de continuidade, ajuda sempre a manter os principais objetivos em mente: assegurar que a sua organização e operações podem suportar as implicações de curto e médio prazo da crise e estar mais bem posicionada para recuperar quando o mercado voltar.
Postado, originalmente, em 17 de março de 2020, pela firma-membro da Moore Global na Califórnia USA (Armanino LLP):
