Outsourcing administrativoTerceirizar exige muito cuidado na hora de contratar o prestador de serviços. As áreas terceirizadas são, na verdade, extensões e partes inerentes ao fluxo de processos da própria empresa, quando muito, se for o caso, apenas localizadas em espaços físicos diferentes. Imprescindível, assim, que a organização escolhida adote as melhores práticas administrativas e integre sem restrições seus processos aos processos do próprio cliente.

O não reconhecimento dessa necessidade pode levar a fraquezas nos controles e procedimentos, com prejuízos relevantes, às vezes, à própria dinâmica e resultados da atividade empresarial. Essa realidade exige como consequência, acompanhamento permanente pela administração de cada entidade dos trabalhos desenvolvidos pela empresa responsável pelas atividades terceirizadas, visando garantir sua eficiência e eficácia.

No que diz respeito, especificamente, às terceirizações que tem como ponto de apoio as atividades contábeis e tributárias, é fato que as constantes mudanças nas legislações, tanto fiscal, societária e contábil, levam às empresas a manter uma ampla equipe de profissionais, o que significa mais gasto com treinamentos, assinaturas de boletins, customização de software, entre outros.

A contratação de empresa especializada nesses tipos de serviços, como a Moore Stephens, pode reduzir esses custos em, aproximadamente, 50% conforme demonstrado em estudo recente sobre o assunto. Com essa mudança, as empresas passam a contar com uma estrutura já montada e têm à disposição um serviço contábil e tributário de alto nível e profissionais capacitados a orientar o empresário, inclusive em questões gerenciais como, por exemplo, relacionadas à administração de níveis de estoques, cálculos de formação de preço dos produtos, estudos de planejamento tributário, alternativas de investimentos e outros. No todo, quando um bom serviço é prestado nessas áreas ao empresário, são obtidos benefícios maiores do que os custos incorridos.

Outro aspecto. Estudos recentes feitos no Brasil indicam que os custos empresariais em produzir informações para o fisco giram em torno de 5% do PIB, o qual pode ser drasticamente reduzido em sua empresa, quando optar por terceirizar esses trabalhos para estruturas competentes. Em paralelo, constata-se que a cada passo errado no atendimento

às regras da legislação tributária, são geradas pesadas multas para o contribuinte. Portanto, a empresa que contrata uma organização estruturada e com profissionais bem formados e treinados, minimiza o risco de sofrer penalidades, podendo investir seus recursos no desenvolvimento exclusivo do seu “core business”.

No que diz respeito à contabilidade, tributos, orçamentos e os serviços afins, tais como, escrituração fiscal e departamento de pessoal, a terceirização já é uma prática antiga. Existem empresas de serviços contábeis com mais de 50 anos atuando neste mercado, que está em plena expansão. Mais recente é a terceirização associada de funções administrativas, como contas a receber, contas a pagar, administração da tesouraria e outras.

Terceirizar, portanto, não é coisa nova, mas deve-se tomar bastante cuidado na contratação e na seleção do prestador de serviços, pois as vantagens que se imagina obter com a substituição da equipe própria, pode trazer grandes problemas para a empresa contratante se o processo como um todo não for adequadamente conduzido e a dinâmica posterior não for adequadamente supervisionada.

Particularmente, a terceirização pode ser muito vantajosa para estabelecimentos de médio e pequeno porte, porque concede mais agilidade e dinâmica nas decisões, sem perda de precisão. Não raro, os profissionais terceiros, desde que adequadamente treinados para tal, não apenas executam de forma competente os serviços para os quais foram contratados, mas também servem como verdadeiros conselheiros ao empresário no desenvolvimento de seus negócios.