Dado o recente surto de coronavírus (COVID-19), as organizações devem rever, atualizar e testar os seus planos de continuidade de negócio e de recuperação de desastres. Neste tipo de crise, o seu negócio pode experimentar:

  • Absenteísmo – Uma pandemia pode afetar até 40% da força de trabalho durante os períodos de pico da doença. Os empregados podem estar ausentes porque estão doentes, têm medo de vir trabalhar, precisam cuidar de familiares doentes ou precisam de ficar em casa com as crianças porque as escolas ou creches estão fechadas.
  • Mudanças nos padrões de comércio – Durante uma pandemia, a demanda dos consumidores por itens/serviços relacionados ao controle de infecções provavelmente aumentará drasticamente, enquanto o interesse dos consumidores por outros bens/serviços pode diminuir.
  • Interrupção do fornecimento/entrega – As remessas de itens provenientes das áreas geográficas severamente afetadas pela pandemia podem ser atrasadas ou canceladas.

Este checklist pode ajudá-lo a planejar e minimizar possíveis perturbações para seus colaboradores e nas operações.

Estes são alguns passos-chave que você pode tomar para ajudar a garantir a preparação adequada e a continuidade das operações.

  • Eduque e treine os funcionários na higiene adequada das mãos, etiqueta da tosse e técnicas de distanciamento social.
  • Desenvolva práticas de trabalho e controles de engenharia que possam oferecer proteção adicional aos seus colaboradores e clientes, tais como: janelas de serviço drive-through, barreiras de espirros plásticos transparentes, ventilação e a seleção, uso e descarte adequados de equipamentos de proteção pessoal.
  • Criar uma equipe de resposta interfuncional. Isto irá ajudá-lo a compreender todos os recursos disponíveis e identificar múltiplas/melhores abordagens aos problemas, para que possa responder mais rapidamente à medida que os problemas surgem.
  • Prática. Faça com que todas as suas operações funcionem fora do local durante um dia para pré-identificar lacunas no seu plano.
  • Identifique o seu pessoal-chave e os funcionários multifuncionais necessários para desempenhar funções essenciais em caso de grave escassez de pessoal.
  • Considere quais empregados, provavelmente, precisariam de ficar em casa, caso as escolas fiquem fechadas.
  • Crie uma estratégia consistente de RH para as ausências dos seus empregados.
  • Planeje como se comunicar e coordenar com funcionários, clientes e fornecedores-chave.
    • Pessoal: próximas etapas/tempo previsto, relação de emprego, segurança, expectativas de emprego etc.
    • Vendedores/fornecedores: próximos passos/calendário esperado, pedido de paciência.
    • Clientes: próximas etapas/tempo previsto/segurança de que há liderança e planejamento no local.
  • Teste e garanta o acesso remoto aos sistemas para que o pessoal possa trabalhar de casa.
  • Assegure a disponibilidade de tecnologia e suprimentos essenciais.
    • Trabalhar com TI para apoiar a comunicação contínua (por exemplo, e-mail, acesso remoto, chamadas em conferência, webinars etc.).
    • Identificar as necessidades de fornecimento por períodos de 2 a 5 semanas.
    • Armazenar suprimentos para controle de infecções, incluindo produtos de lavagem de mãos, lenços de papel e materiais para produzir materiais educativos sobre controle de infecções (papel, tinta de impressora, toner).
  • Considere os efeitos nas operações comerciais se o absenteísmo fosse de 25-40%.
  • Priorize a gravidade das perturbações potenciais do negócio, com base no impacto estimado nas operações e na probabilidade de ocorrência.
  • Considere os recursos e atividades essenciais (processamento de folha de pagamento, suporte de TI, segurança, etc.) necessários para manter o seu negócio funcionando.
  • Considere os pontos críticos:
    • Reduza as operações às atividades principais do negócio com uma força de trabalho diminuída.
    • Reduza temporariamente os serviços de backoffice.
    • Diminua as horas de operação.
    • Arranje alojamento no local para os funcionários que desempenham funções críticas, se necessário.
  • Considere a manutenção das instalações, incluindo:
    • Segurança do edifício
    • Segurança do sistema
    • Gestão e limpeza das instalações
  • Receitas: Compreenda os impactos negativos nas suas receitas e considere formas de os mitigar. (Por exemplo, as escolas podem ver o impacto na receita, tais como mensalidades, financiamento estatal/de subsídios e vendas em livrarias, e podem querer considerar prolongar o ano escolar ou cancelar as férias).
  • Despesas: Compreenda o controle de despesas, considere as negociações com os fornecedores para ampliar o crédito, adiar os pagamentos ou obter descontos – pedir paciência de um modo geral.

 

Postado, originalmente, em 9 de março de 2020, pela firma-membro da Moore Global na Califórnia USA (Armanino LLP):

https://www.armaninollp.com/articles/checklists/crisis-planning-checklist/

Moore Brasil

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