O sonho atual de todo CFO estrategista é automatizar por completo os processos de gestão financeira de sua empresa. A automatização dos processos financeiros via ferramentas digitais – condição essencial hoje para qualquer empresa se manter competitiva – permite alcançar a desejada otimização dos processos, elimina o trabalho manual repetitivo e traz maior eficiência, produtividade e lucratividade. Este sonho é basicamente o que tem impulsionado a quarta revolução industrial, conhecida como Indústria 4.0, que visa automatizar toda atividade mecânica e repetitiva, independentemente de qual seja o departamento dentro da organização ou de qual setor da economia estejamos falando. A Transformação Digital, vinha acontecendo aos poucos até que a pandemia de Covid-19 forçou uma aceleração desse fenômeno, com velocidade e abrangência sem precedentes.
Na teoria, não parece tão difícil escolher as melhores ferramentas digitais disponíveis e implementá-las de forma rápida e segura. Contudo, na prática, a digitalização de processos de gestão financeira requer mais do que apenas a inserção das ferramentas e o treinamento dos profissionais para utilizá-las. O desafio reside nas pessoas e não na tecnologia!
MUDANÇA DE MENTALIDADE: em time que está ganhando, também se mexe!
Boa parte das empresas que estão a caminho de digitalizar seus processos de gestão de forma completa passa também por mudanças de cultura organizacional, de mentalidade e de visão de futuro. Esse desafio da mudança de mindset é bastante recorrente naquelas empresas cujo comando ainda está nas mãos da família fundadora, ou naquelas que atingiram um bom nível de sucesso, antes da digitalização de processos passar a ser a nova realidade.
“A transformação digital, que inclui a digitalização de processos de gestão financeira e de demais setores, é uma mudança quase completa em uma organização empresarial, e precisa ser encarada como tal”, afirma Ronaldo Ribeiro, CEO da Farmax, empresa que foi controlada pela mesma família durante 40 anos, radicada em Divinópolis (MG), que passou por um abrangente processo de profissionalização e expansão, antes de ser adquirida pela Vinci Partners em 2021.
Ribeiro comenta que, em pouco mais de três anos, percebeu que a empresa, embora muito bem-sucedida, precisava automatizar processos para se manter competitiva. “Chega um momento que percebemos que apenas a vontade e o entusiasmo da equipe em realizar o trabalho não é suficiente para acompanhar a evolução da concorrência. É neste momento que devemos aprender a estruturar, organizar melhor as atividades, padronizar funções e digitalizá-las, visando o máximo de eficiência. Temos conseguido isso paulatinamente, passo a passo, realizando os ajustes necessários, e já implementamos o nosso SAP ERP, sistema que gerencia os dados”, conta.
Compreenda o passo a passo
Para realizar a transformação digital de sua empresa e digitalizar seus processos de gestão financeira de forma bem-sucedida, é fundamental compreender todo o processo e as etapas a serem seguidas. , recomenda Ribeiro, ao destacar que apenas automatizar o processo pode não ser a solução dos problemas. “Na verdade você pode estar automatizando o seu problema, e aí você vai ter só um problema digitalizado. A solução está em você conhecer, saber o que você tem de melhor, reconhecer e aí sim, digitalizar.”
Outro ponto crítico da implementação é a integração dos processos, porque, se ela não for bem realizada, principalmente se houver falha de comunicação entre os setores vitais da empresa, onde são gerados os dados que o departamento financeiro necessita, o processo todo pode se tornar uma grande dor de cabeça.
Um departamento financeiro que está digitalizando seus processos de gestão depende que outros setores da empresa tenham agilidade em lhe prover dados confiáveis. Portanto, uma boa estratégia é definir quais processos de gestão são essenciais para serem digitalizados e automatizados, avaliando a empresa de forma holística, para que o setor financeiro opere da melhor forma possível ao digitalizar seus processos internos. O segredo aqui chama-se padronização. Ao padronizar os processos a serem digitalizados, a implementação das ferramentas digitais fica mais ágil e fácil.
O ideal é que o departamento financeiro conte com dados confiáveis em tempo real. Este ponto é crucial para facilitar o processo interno de digitalização e, principalmente, permitir a visão de todos os aspectos e números da empresa, ponto estratégico e imprescindível para todo CFO atualmente.
A transformação digital de uma empresa precisa considerar todas as atividades-fim, começando pelos setores centrais da atividade e, gradualmente, passando para os setores que controlam e conduzem a produção. Essa comunicação interna entre as partes é o mais importante aspecto para uma bem-sucedida digitalização de processos, e deve ser realizada em etapas bem definidas. Trata-se de uma mudança de cultura, fundamental para o sucesso da digitalização.
Outro ponto importante é a escolha certa das ferramentas digitais, para aplicar no processo de gestão, e como elas se comunicam entre si. Não corra o risco de adquirir ferramentas de diferentes fornecedores que acabam se provando incompatíveis de intercomunicação, pois podem causar grandes problemas de fluxo de informações vitais dentro da empresa.
Para Luis Cláudio Tangari Pereira, fundador da Stryder, uma agtech que foi adquirida pela multinacional suíça Syngenta em 2018, a compatibilidade de ferramentas digitais evita sérios problemas: “Ao contar com um sistema capaz de conversar e se integrar às necessidades, ganha-se imensamente na melhoria da gestão dos processos”, observa ele.
“Ao adquirirmos ferramentas digitais, como softwares, inserimos uma nova empresa em nossa organização, que terá que incorporar mudanças gerenciais, o que, com certeza, afeta a cultura interna. O software sozinho não melhora a empresa em si, e o processo de implantação de um SAP, por exemplo, não é indolor à companhia. Essa mudança de cultura provocada pela digitalização não é simples, e exige maior nível de educação, de ensino à equipe sobre a nova forma de realizar processos, mas, o retorno no médio prazo vale a pena”, opina Tângari.
Empresas digitais também precisam digitalizar processos de gestão
Em princípio, temos a impressão de que empresas que nascem no ambiente digital, como as startups, não necessitam passar pela transformação digital que as empresas incumbentes estão passando. No entanto, pode ser uma impressão falsa. A maioria das startups são incubadoras de novas ideias empresariais, que recebem grandes investimentos de fundos de capital, para que consigam transformar suas inovações em realidade, no menor espaço de tempo possível. Contudo, toda startup de sucesso tem que fazer a transição entre o “modo inovação” para o modo “eficiência operacional”. É neste momento que elas vão precisar digitalizar seus processos de gestão financeira, além da produção, para que decolem de verdade e deem o retorno esperado aos seus investidores.
Tângari, que passou por essa fase com a Stryder, antes da aquisição pela Syngenta, compartilha sua experiência: “A rotina de um fundador de uma startup é priorizar o crescimento, que só pode ser alcançado via digitalização dos processos. O modelo mental deve ser o de cuidar do backoffice – que são todas as ações que devem acontecer, fora da linha de frente da empresa com o cliente, para que o negócio seja saudável – investir constantemente para não deixá-lo ser o gargalo que pode afetar o crescimento. Dependendo do setor e da complexidade de uma startup, o backoffice pode se tornar rapidamente um problema maior que asfixia as atividades da empresa”, acrescenta.
6 Benefícios da Digitalização dos Processos de Gestão Financeira
Ao digitalizar os processos de gestão financeira de sua empresa, você ganha:
- Agilidade e praticidade;
- Aumento da produtividade;
- Eliminação de erros manuais;
- Tornar-se mais competitiva;
- Maior segurança na obtenção de dados corretos e
- Redução de custos.
Vale ressaltar que a digitalização de processos não tem como intuito substituir o trabalho humano, mas facilitar e aprimorar a execução das tarefas, que se configuram em vantagens tanto para as empresas quanto para os seus clientes.
Se ainda tem dúvidas em digitalizar os processos de gestão de sua empresa, ou gostaria de fazê-lo minimizando os erros e com suporte profissional, os especialistas da Moore Brasil podem lhe auxiliar em seu projeto. Contamos com um time altamente preparado para auxiliar e mergulhamos a fundo nos negócios da sua empresa!
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