A prosperidade das empresas, muito além do sucesso de seus produtos ou serviços, de sua estratégia comercial e de negócios, sempre teve como requisito a criação de um conjunto claro de regras, conhecidas na área empresarial como Controles Internos, cuja tarefa é garantir a qualidade de procedimentos e a captação de dados gerados pelas atividades empresariais. Esses controles – incluídos aí manuais, métodos diversos, procedimentos e políticas internas -, utilizados por todos os tipos de companhias muito antes da revolução tecnológica, tornaram-se insuficientes, contudo, diante do aumento exponencial de ativos das empresas, da evolução tecnológica e do aumento da captação e gestão de dados. Fez-se então necessário investir em ferramentas que tivessem capacidade de armazenar, organizar e contabilizar o grande número de dados de seus ativos, de forma a melhorar a visão do todo da companhia.
É neste momento que as empresas passaram a integrar, em seus controles internos, os softwares de ERP, do inglês Enterprise Resource Planning, sistemas capazes de gerenciar praticamente todas as suas informações vitais. Com a grande variedade de opções de soluções que surgiram no mercado, entretanto, tornou-se fundamental avaliar qual o sistema que melhor se coaduna com sua empresa. Neste artigo, falaremos desta relação entre controles internos e o ERP e quais são os cuidados que se deve tomar para escolher a melhor combinação entre eles.
Dicas para a escolha do ERP
Um sistema ERP é um conjunto de aplicativos ou módulos integrados para gestão dos principais processos de negócios de uma empresa, incluindo finanças, contabilidade, cadeia de suprimentos, RH, procurement, vendas, gestão de estoques e outras atividades. Sua implementação, em qualquer tipo de atividade, gera impacto positivo ou negativo na governança, dependendo da forma como sua implementação é realizada.
Há diversas opções no mercado, desde os sistemas mais robustos e integrados, de marcas como SAP, Oracle, TOTVS e Sênior, passando pelos programas específicos para setores determinados, como produção e varejo. Há também os softwares genéricos e gratuitos, que requerem treinamento para serem adaptados a uma empresa.
A escolha do ERP ideal para a sua empresa vai depender do seu plano estratégico. É preciso avaliar bem e saber qual é a prioridade em seu negócio, para escolher o sistema que terá o melhor desempenho nos controles internos vitais. Ao contrário do que parece lógico, nem sempre uma grande empresa se beneficiará dos ERPs mais incríveis do mercado, bem como uma de menor porte, que não tem tantos recursos para investimento, pode não se dar bem com softwares gratuitos. Tudo depende do foco, do que é vital para a estratégia e crescimento do negócio. Para cada caso, pode haver soluções customizadas.
Luiz Barcelos, diretor da loja de calçados Luiza Barcelos, empresa parceira da Moore Brasil há mais de 20 anos, comenta sua experiência em relação à implementação deste programa e como os controles internos foram impactados: “Sabemos que hoje o ERP é imprescindível para o controle de uma companhia como a nossa. Contudo, ao implementarmos, tivemos dúvidas sobre qual tipo de solução deveríamos escolher, se iríamos optar por um grande sistema como o da TOTVs, Sênior ou SAP, ou se escolheríamos um especializado para ajudar na gestão da produção.” A empresa acabou por escolher o ERP focado na produção, e depois implementou outro especializado em varejo. “Em breve, faremos integrações entre os dois programas para um sistema unificado”, afirma.
Para Ricardo Rodrigues, , apenas a escolha do ERP já é uma arte. “São tantas opções que só definir o programa já é um grande passo”, observa ele, ao destacar que, geralmente, todos os fabricantes dizem que são os melhores, que fazem a integração completa, mostram interfaces e gráficos atraentes. “Já tive oportunidades de implementar e trabalhar com SAP, Oracle, TOTVs e com ERPs menores, mais focados na necessidade do negócio. Então, independente do que eles oferecem, tenha em mente que há vantagens e desvantagens. Há casos de que o prometido não foi entregue”, acrescenta Rodrigues, recomendando pelo menos de um a dois anos de estudo sobre o sistema a ser implementado. “Não há nada pior do que iniciar uma integração e descobrir mais adiante de que não era o software adequado para o seu negócio”, complementa.
Buscando ERPs já testados no seu setor de atividade
No caso da Luiza Barcelos, a empresa optou pelos ERPs especialistas em seus setores. “Os programas que usamos hoje foram basicamente desenvolvidos dentro de outra grande indústria de calçados. Então, para nós, fez sentido buscar no mercado sistemas já testados em nosso setor. Isso garantiu um bom início de implementação”, comenta Barcelos.
Reveja primeiro os controles internos
Cada empresa tem seu DNA. Antes da escolha e implementação do ERP, ela carrega experiências e tem sua característica definida, seja pelo olhar do dono ou das famílias controladoras, ou até pelo conselho e pelos CEOs, já acostumados com seus controles internos. Até que chega o momento de integrar um ERP, com novos conceitos, novos processos e o redesenho do fluxo de trabalho.
“É o momento de rever conceitos de sua empresa. Para uma implementação bem-sucedida, é necessário entender a fundo seus processos internos, como cada departamento funciona, o que precisa, o que é vital para cada um”, afirma Rodrigues. Ele lembra que um novo ERP muda a forma de trabalho da equipe, e mudanças geram desconforto. “Por isso, é necessário se preparar previamente para utilizar de forma satisfatória o programa, e não descobrir apenas na fase de implementação o que seria ideal de inserir no sistema. Planeje previamente”, alerta Rodrigues.
Áreas mais sensíveis
Barcelos e Rodrigues concordam que a produção, o processo de estoque e o custeamento dos produtos são, em geral, as áreas mais sensíveis para a implementação desses programas. Ambos afirmam que cada empresa tem seu formato, seu modo de atuar e, portanto, acabam gerando sua forma única de lidar com esses setores. Empresas do mesmo grupo e do mesmo segmento também atuam podem atuar de forma diferente em relação à custeio, produção e padronização de custos. Cada uma acaba criando sua forma de gerenciar, com maneiras diferentes de controlar e de extrair do ERP as informações utilizadas para a tomada de decisão. “Isso faz com que esses setores de produção e de custeamento sejam os mais sensíveis, requerendo mais cuidados”, afirma Rodrigues. “Sempre há o desafio de encontrar o ERP que entende melhor a dinâmica do setor, e isso varia muito de acordo com a empresa”, aponta Barcelos
Governança, controle e prestação de contas
Conforme as empresas evoluem, crescem e precisam se relacionar com stakeholders diferentes, com prestação de contas para investidores e bancos, é necessário que demonstrem controles internos melhores, uma governança maior, que possa ser clara em informações vitais que garantam a solidez do negócio. Neste momento, invariavelmente, acabam por ter o desafio de trabalhar com programas mais sólidos que possuem backoffice mais estruturado, integrado aos setores da empresa.
“Controles internos em conjunto com ERPs que realmente traduzam os dados de forma clara são hoje essenciais para a saúde de qualquer negócio e para uma governança focada em dar resultados. Contudo, ao contrário do que muitos imaginam, não é só um programa mais robusto que faz isso acontecer. Uma empresa pode ter uma solução focada em um setor ou até mesmo ser genérica e gratuita, contanto que a implementação ocorra de forma satisfatória e as informações geradas sejam de confiança”, opina Barcelos. Rodrigues concorda: “Segurança é a palavra-chave. Controles Internos e um ERP compatível com o core business da empresa, se bem implementados, podem garantir a segurança necessária para a organização, os stakeholders e os investidores”, ressalta.
Treine funcionários na fase de implementação
O processo de treinamento dos funcionários para utilizar o ERP deve acontecer na fase inicial, na implementação do sistema. As pessoas que vão utilizá-lo devem conhecer a essência da solução, quais são os relatórios disponíveis, como funciona cada camada de dados e seu processamento, o que é possível visualizar nos relatórios, a interligação de dados entre setores da empresa e como se pode configurar o sistema para o melhor desempenho. “É importante não menosprezar essa fase. Às vezes, até mesmo devido às supostas facilidades que alguns sistemas dizem possuir para encantar o cliente e vender a solução, acaba por se negligenciar a etapa de treinamento em seus mínimos detalhes, para que os funcionários saibam como usar a ferramenta. Sozinho, o sistema não fará milagres. É necessário o olho humano para o bom andamento de todo o processo”, pondera Barcelos.
“Quem pensa que implementou um ERP e acha que tudo está terminado, se engana. O treinamento é constante, conforme as melhores práticas de governança e de controles, e as questões tributárias são inseridas no sistema. A empresa é viva, dinâmica, e é um erro acreditar que a implementação terminou. Ele mudará, conforme a empresa evolui, e o treinamento dos funcionários deve ser constante para acompanhar essas transformações”, afirma Rodrigues.
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