A concentração de atividades em uma mesma pessoa pode trazer riscos para os controles internos da cooperativa e merece atenção da administração.
Dentro de uma cooperativa, muitas atividades fazem parte da rotina e acabam sendo executadas da mesma forma por bastante tempo. Com isso, alguns riscos podem passar despercebidos, principalmente quando uma mesma pessoa participa de várias etapas de um processo. É nesse ponto que entra a segregação de funções.
De forma simples, a segregação de funções busca evitar que uma única pessoa tenha controle sobre todas as etapas de uma operação. Atividades como executar, registrar, aprovar e revisar devem ser distribuídas de forma adequada para que exista uma conferência independente.
Um exemplo seria um colaborador que consegue cadastrar um fornecedor, alterar seus dados bancários, registrar uma obrigação e participar da aprovação do pagamento.
Isso não quer dizer que exista uma fraude ou alguma irregularidade. O ponto de atenção está no processo: quando diferentes etapas ficam concentradas em uma mesma pessoa, existem menos barreiras para identificar um erro ou uma operação realizada fora dos procedimentos estabelecidos pela cooperativa
A segregação de funções não está relacionada à falta de confiança nos colaboradores. O objetivo é evitar que o funcionamento de um processo dependa exclusivamente dessa confiança depositada em uma pessoa.
Para as cooperativas de crédito, o tema também está presente na regulamentação aplicável. A Resolução CMN nº 4.968/2021, em sua versão vigente, estabelece requisitos relacionados aos sistemas de controles internos, incluindo atividades de controle, aprovação, autorização e adequada segregação de funções.
Na prática, a análise não deve considerar somente o cargo ocupado pelo colaborador. Também é importante observar os acessos que ele possui nos sistemas, suas alçadas de aprovação e quais atividades realmente executa no dia a dia.
Duas pessoas podem trabalhar em áreas diferentes e ainda possuir acessos que gerem algum conflito de função. Da mesma forma, uma política pode estabelecer níveis de aprovação, mas o processo realizado na prática pode funcionar de maneira diferente.
Os controles acompanham o crescimento da cooperativa?
Esse é outro ponto que merece atenção. Uma cooperativa pode começar com uma estrutura menor, poucos colaboradores e processos mais simples. Com o crescimento das operações, novos sistemas, produtos e pessoas passam a fazer parte da rotina.
Nem sempre os controles são revistos na mesma velocidade.
Um colaborador pode mudar de função e continuar com acessos antigos. Uma alçada de aprovação pode não acompanhar uma mudança na estrutura. Atividades que antes eram realizadas por poucas pessoas podem continuar concentradas mesmo depois do crescimento da equipe.
Um estudo publicado em 2024 analisou informações de 874 cooperativas de crédito brasileiras e abordou a relação entre práticas de governança e desempenho financeiro. O trabalho reforça a importância de que o crescimento da cooperativa seja acompanhado por práticas adequadas de governança e gestão de riscos. (SANTOS; BARROS; ANDRADE, 2024).
Por isso, vale revisar periodicamente questões como:
- Os acessos aos sistemas estão de acordo com as atividades atuais dos colaboradores?
- Quando alguém muda de cargo ou área seus acessos são revisados?
- As alçadas de aprovação continuam adequadas?
- Existe algum processo no qual a mesma pessoa inicia, registra e conclui uma operação?
- As revisões e aprovações ficam registradas?
Essas perguntas podem ajudar a identificar situações que merecem uma análise mais detalhada.
E quando a equipe é pequena?
Nem sempre é possível separar todas as atividades.
Essa situação pode ocorrer principalmente em cooperativas menores, nas quais um mesmo colaborador precisa assumir mais de uma responsabilidade. Nesse caso, a solução não é simplesmente criar novas funções ou ampliar a estrutura. É possível avaliar outros controles que ajudem a reduzir o risco.
Uma operação pode passar pela revisão de outro responsável, determinados pagamentos podem exigir uma segunda aprovação, a administração pode acompanhar relatórios específicos ou revisar periodicamente os acessos concedidos aos colaboradores.
O importante é conhecer onde existe uma concentração de atividades e avaliar se há controles capazes de reduzir os riscos associados.
Um estudo publicado em 2024 por Bastos e Lopes, realizado com cooperativas de crédito de livre admissão em Minas Gerais, identificou desafios relacionados à cultura de gestão de riscos, à integração entre compliance e outras áreas e à compreensão dos órgãos de governança sobre a importância desses mecanismos. Os resultados reforçam que a existência de processos e controles estruturados também precisa estar acompanhada de integração e entendimento dentro da cooperativa (BASTOS; LOPES, 2024).
Isso mostra que não basta possuir políticas e procedimentos formalizados, eles também precisam funcionar na rotina da cooperativa.
Segregação de funções também faz parte da governança
A segregação de funções costuma ser lembrada quando se fala em prevenção de fraudes, mas sua finalidade vai além disso. Esse controle também pode ajudar a evitar erros, melhorar a conferência das informações, organizar responsabilidades e facilitar a identificação de problemas nos processos.
No cooperativismo, esses cuidados ganham importância porque as decisões da administração envolvem recursos e interesses dos próprios cooperados. A Lei nº 5.764, de 1971 estabelece características específicas para o funcionamento das sociedades cooperativas. Por isso, a análise dos controles também precisa considerar as particularidades desse modelo de organização.
Uma boa estrutura de governança depende de responsabilidades claras, acompanhamento e controles adequados à realidade da cooperativa.
Como a auditoria pode contribuir?
Algumas fragilidades ficam mais difíceis de perceber quando determinado processo é realizado da mesma forma há muitos anos, pois é comum uma atividade continuar sendo executada daquele jeito porque sempre funcionou. Porém, a ausência de problemas conhecidos não significa necessariamente que o controle seja suficiente.
A auditoria pode trazer uma visão diferente sobre esses processos.
Durante a análise, podem ser avaliados acessos aos sistemas, responsabilidades, alçadas, aprovações e outras evidências de controle. Com isso, é possível identificar atividades incompatíveis, acessos que precisam ser revistos e oportunidades de melhoria.
Os Global Internal Audit Standards, publicados pelo The Institute of Internal Auditors em 2024 e vigentes desde janeiro de 2025, também reforçam a importância da auditoria na avaliação dos processos de governança, riscos e controles.
Quando o trabalho é realizado no ambiente cooperativista, é importante considerar ainda a estrutura de governança e as características próprias das cooperativas.
Um controle simples pode evitar problemas maiores
Revisar a segregação de funções não significa criar burocracia ou dificultar a rotina dos colaboradores.
O objetivo é avaliar se existem controles suficientes para que erros ou operações inadequadas possam ser identificados antes de causar impactos maiores. Por isso, uma pergunta simples pode ajudar a iniciar essa análise:
Na sua cooperativa, quem executa também aprova?
Revisar os processos de forma preventiva pode ajudar a identificar conflitos de responsabilidades, acessos incompatíveis e outros pontos que precisam de atenção.
A auditoria pode apoiar esse trabalho por meio de uma avaliação independente dos controles internos, contribuindo para o fortalecimento dos processos e da governança da cooperativa.
Nota: A legislação e a regulamentação aplicáveis ao tema podem ser atualizadas ao longo do tempo. Por isso, é importante consultar sempre a versão vigente das normas mencionadas neste conteúdo.
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